書類整理のコツは「ちゃんと読むこと」!? 山積みにしない方法をプロが解説

郵便物や子どもの学校のプリント、レシートにチラシなど、書類って日々増えていきますよね。みなさんはそれらをどうやって整理していますか？

手にしたときにすぐ整理できたら良いのですが、他にやることがあると後回しにしがち。そして気付いたら溜まって山積み……なんてことも。今回はそうならないために知っておきたい、書類整理の方法をお伝えします。

大事なのは「ちゃんと読むこと」

書類整理で最も大事なことは、“ちゃんと読むこと”です。当たり前だと思うかもしれません。でも実は、読んでいないから大事なのか、そうでないのかがわからずにそのまま溜めてしまっている場合も多いんです。中身を確認したら、それぞれ保管期限と要不要を考えて分類していきましょう。

分類は4つ

書類は大きく4つに分けられます。“必要ないモノ”、“すぐ処理するモノ”、“何度も見返したいモノ”、“年に数回見返したいモノ”です。それぞれの処理の方法をご紹介します。

1：必要のないモノ

郵便受けから手に取ったら、一目で必要ないとわかるチラシやDM。それらはリビングに持ち込まず、玄関にゴミ箱を置いて、そこにポイッと捨ててしまいましょう。またリビングに持ち込んで開封する場合にも、その場で必要な書類だけを抜き取ります。その他の不要なものは、玄関のゴミ箱へ入れてしまうのがおすすめです。

2：すぐ処理するモノ

支払いに関する書類や提出書類など、すぐに処理する必要のあるモノは、目につきやすいところに置き場所を作りましょう。外出時に一緒に持って行くモノの近くに置いたり、期限が近ければすぐにカバンや財布に入れたりして、外出のついでに処理できるようにします。

3：何度も見返したいモノ

子どもの予定表や懇談のお知らせなどの一定期間見返したいモノは、まずは書類に記載された予定をカレンダーに書き込み。そしてリビングにある棚の引き出しなど、すぐ確認できる場所に入れておくと、見た目もスッキリ片付きます。あるいはスマホで撮影して、データとして保存することもおすすめ。紙を処分できるし、外出先であっても確認可能です。

4：年に数回見返したいモノ

検診結果や取扱説明書、保険証書など年に数回しか使わない必要書類。それらはリビングなどの日常的に使う部屋から、少し離れた場所での保管でOKです。年に1、2回しか使わないモノは離れた場所にまとめて置き、何が入っているかわかるように保管しておきましょう。管理している人が不在のときでも、家族が探し出すことができると安心ですね。

まとめ

今回は新たに手元に入ってきた書類についてお伝えしましたが、もともとある書類を定期的に見直すことも必要です。期限切れがないか、古い情報はないか、半年に1度は確認して整理してみてください。そうするとおうちの中の書類が一定量でキープできて、ほしいときにすぐに見つかる仕組みができますよ。ぜひお試しください！

文：てらだあさこ（整理収納アドバイザー）
ブログ：整理収納でおうちがもっとすきになる
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